team-3373638_1920

เคล็ดลับทางธุรกิจ: 5 ขั้นตอนในการฝึกฝนกระบวนการออนบอร์ด VA ที่ยอดเยี่ยม

ตอนนี้ การสัมภาษณ์ของ VA สิ้นสุดลงแล้ว และคุณได้เลือกผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณแล้ว จะเกิดอะไรขึ้นต่อไป?

เนื่องจากเป้าหมายหลักของการเอาท์ซอร์สคือการคว้าความช่วยเหลือที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มศักยภาพธุรกิจของคุณให้สูงสุด สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการเริ่มต้นของ VA นั้นมีประสิทธิภาพ

กระบวนการปฐมนิเทศผู้ช่วยเสมือนคืออะไร
กระบวนการนี้เป็นขั้นตอนที่เจ้าของธุรกิจจะจัดเตรียมสิ่งสำคัญสำหรับผู้ช่วยเสมือนที่เพิ่งได้รับการว่าจ้างใหม่ก่อนเริ่มทำงาน นอกจากนี้ การเริ่มต้นใช้งานยังเป็นช่องทางให้ VA เชื่อมโยงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณ ในวิธีนี้ คุณจะเน้นปัจจัยสำคัญเช่น:

บริษัทของคุณทำงานอย่างไร
วัฒนธรรมธุรกิจของคุณ
เป้าหมายทางธุรกิจ
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
เครื่องมือและแพลตฟอร์มที่บริษัทของคุณใช้อยู่
ยิ่งไปกว่านั้น กระบวนการปฐมนิเทศยังให้ความสำคัญกับความแตกต่างของผู้ช่วยเสมือน ดังนั้น รับจดทะเบียนบริษัทการเพิ่มรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุดจะเป็นแนวทางในกระบวนการ เพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละขั้นตอนจะบรรลุเป้าหมาย

วัตถุประสงค์ของกระบวนการออนบอร์ดของ VA
รองรับพนักงานใหม่เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร
ช่วยให้ผู้ช่วยเสมือนสร้างความสัมพันธ์
ให้การฝึกอบรมและการฝึกสอน
ตั้งค่าผู้ช่วยเสมือนในการสนับสนุนความสำเร็จของบริษัท

เหตุใดจึงจำเป็นต้องมีกระบวนการปฐมนิเทศ
องค์กรที่มีกระบวนการปฐมนิเทศที่แข็งแกร่งจะปรับปรุงการรักษาพนักงานใหม่ได้ 82% และประสิทธิภาพการทำงานมากกว่า 70% ในทางกลับกัน ธุรกิจที่ไม่มีกระบวนการปฐมนิเทศเชิงกลยุทธ์จะสูญเสียความมั่นใจในพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างใหม่ ส่งผลให้สูญเสียพนักงานเหล่านี้ในปีแรก

กระบวนการออนบอร์ดของ VA

ขั้นตอนที่ #1: แนะนำบริษัทของคุณ
คุณอาจแนะนำบริษัทของคุณสั้น ๆ ในการสัมภาษณ์ แต่ที่นี่ คุณจะเจาะลึกถึงวิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย และค่านิยมของธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการทำความคุ้นเคยกับ VA ของคุณกับ “Whys” ของธุรกิจของคุณเพื่อให้ VA เชื่อมต่อด้วย และเนื่องจาก VA จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างมาก VA ที่เข้าใจและเกี่ยวข้องกับ Why’s ของคุณจึงมีอิทธิพลต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ

ในการแนะนำบริษัทของคุณ รายการตรวจสอบจะต้องประกอบด้วย:

ประวัติบริษัท
วิสัยทัศน์และค่านิยม
เป้าหมายของบริษัท
นโยบายบริษัท
วัตถุประสงค์ของบทบาท
โครงสร้างองค์กร
ขั้นตอนที่ #2: ให้สิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือและซอฟต์แวร์
เนื่องจากมีเครื่องมือมากมาย การเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง และเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นในขณะที่ VA ของคุณจะเข้าร่วม การสร้าง VA ให้พร้อมที่จะใช้เครื่องมือและแพลตฟอร์มที่จำเป็นจะรับประกันประสิทธิภาพและประสิทธิภาพ

เครื่องมือเหล่านี้จะทำให้ผู้ช่วยเสมือนทำงานได้อย่างรวดเร็ว ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่า VA จะมอบคุณค่าให้กับธุรกิจของคุณ

เครื่องมือบางอย่างที่คุณจะให้สิทธิ์เข้าถึง VA ของคุณ ได้แก่:

อีเมลบริษัท
ซอฟต์แวร์แชร์รหัสผ่าน
ซอฟต์แวร์การประชุมและแชท
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
ซอฟต์แวร์ติดตามเวลา

ขั้นตอนที่ #3: ตั้งความคาดหวัง
การกำหนดความคาดหวังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการชี้นำ VA ของคุณเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ที่จำเป็น นอกจากนี้ยังให้มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมาย กลยุทธ์ และวิธีการเชิงกลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ในการกำหนดความคาดหวัง คุณต้องรวมปัจจัยต่อไปนี้ในรายการตรวจสอบของคุณ:

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) และวิธีการวัดผล
ผลงานที่คาดหวังในโครงการ
บุคคลโดยตรงที่ VA จะรายงาน
ทีมงานที่ VA จะทำงานอย่างใกล้ชิดด้วย
จำนวนชั่วโมงรวมรายสัปดาห์หรือรายเดือนที่ VA ต้องแสดงผล
กำหนดการและแพลตฟอร์มที่จะใช้ในการประชุม

เหนือสิ่งอื่นใด โดยการถามผู้ช่วยเสมือนถึงความคาดหวังที่มีต่อบริษัท ช่วยให้คุณทราบความคาดหวังของ VA และสังเกตเห็นความต้องการที่อาจเกิดขึ้นและโอกาสในการเติบโต

ขั้นตอนที่#4: จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง
การให้เอกสารที่เกี่ยวข้องแก่ผู้ช่วยเสมือนที่เพิ่งได้รับการว่าจ้างใหม่ ทำให้ VA สามารถศึกษาได้อย่างอิสระ การทำเช่นนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการฝึกอบรมและการปฐมนิเทศเชิงลึก

อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นธุรกิจเริ่มต้นและไม่มีเอกสารประกอบ คุณสามารถขอความช่วยเหลือจาก VA เมื่อพิจารณาถึงทักษะด้านเอกสารอันทรงพลังของ VA แล้ว VA จึงเป็นความช่วยเหลือที่ดีที่สุดในการเข้าถึง

คำนึงถึงปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญของงานนี้: เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีจุดติดต่อที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ VA ต้องการบริบทเพิ่มเติม

จดรายการตรวจสอบต่อไปนี้:

กระบวนการภายในและ SOPs
บันทึกการฝึกครั้งก่อน
งานเก่าที่เปลี่ยนไป
โครงการใหม่ที่กำลังดำเนินการอยู่
รายชื่อโครงการสำคัญ
หลักสูตรบุคคลที่ 3
ขั้นตอนที่ #5: เตรียม VA ให้ทำงาน
ตอนนี้คุณได้จัดเตรียมสิ่งสำคัญ ตอนนี้คุณกำลังจะเตรียมผู้ช่วยเสมือนที่เพิ่งได้รับการว่าจ้างใหม่ให้ทำงาน

ต่อไปนี้คือปัจจัยพื้นฐานที่ควรทราบทันทีที่ VA เริ่มต้น:

กำหนดเส้นตายรายวันและรายสัปดาห์
การควบคุมคุณภาพและการประกัน
อัพเดทและเช็คอิน
ให้ข้อเสนอแนะที่สอดคล้องกัน

การมีส่วนร่วมของผู้ช่วยเสมือนในธุรกิจของคุณมีอิทธิพล ดังนั้น เมื่อคุณเห็นคุณค่าและเห็นคุณค่าของเวอร์จิเนีย คุณจะ h